Приложение 3 к приказу
от «25» ноября 2024 года №___
Положение об отделе регистрации и контроля обращений граждан и организаций комитета информационной политики
Раздел I. Общие положения
1. Отдел регистрации и контроля обращений граждан и организаций (далее – отдел) является структурным подразделением комитета информационной политики (далее – комитет).
2. В своей деятельности отдел:
- подчиняется непосредственно председателю комитета;
- руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом городского округа город Сургут Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Сургута, положением о комитете, а также настоящим положением.
Раздел II. Цели отдела
Отдел создан с целью координации работы по рассмотрению письменных, устных и электронных обращений граждан и организаций (предложений, заявлений, жалоб) (далее – обращений), запросов органов государственной власти и иных организаций (далее – запросы), осуществления контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан и организаций, запросов.
Раздел III. Функции отдела
1. Осуществляет регистрацию и учет обращений граждан и организаций, запросов, поступивших в адрес Главы города и заместителей Главы города: в электронной информационной системе автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», в электронном виде через специальный раздел официального портала Администрации города «Виртуальная приемная», на официальный адрес электронной почты Администрации города, а также письменных обращений направленных посредством услуг почтовых отправлений и переданных лично.
2. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан и организаций должностными лицами Администрации города и ее структурных подразделений. При необходимости разрабатывает и представляет предложения о дополнительных мерах по обеспечению их рассмотрения.
3. Формирует дела по обращениям граждан и организаций, осуществляет их снятие с контроля.
4. Осуществляет запись и организует прием граждан и организаций по личным вопросам Главой города, заместителями Главы города совместно с помощниками соответствующих должностных лиц.
5. Обеспечивает совместно со специалистами муниципального казенного учреждения «Управление информационных технологий и связи города Сургута» прием граждан с использованием терминала «Электронная приемная Президента Российской Федерации».
6. Обеспечивает прием (перевод) обращений граждан и организаций в устной форме в реальном режиме времени, поступивших в справочный телефонный узел Администрации Президента Российской Федерации, в справочные телефонные службы региональных или федеральных органов исполнительной власти, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при помощи сетевого справочного телефонного узла (АРМ ССТУ).
7. Осуществляет анализ обращений граждан и запросов, поступающих Главе города, заместителям Главы города и руководителям структурных подразделений Администрации города, в целях контроля соблюдения порядка рассмотрения обращений и принятия мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.
8. Для анализа обращений граждан и организаций ведет реестры и итоговые таблицы в территориальной информационной системе Ханты-Мансийского округа – Югры (ТИС ЮГРЫ):
- оценки муниципального образования результатов рассмотрения обращений;
- оценки муниципального образования порядка рассмотрения обращений;
- оценки количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях и представляющих повышенный интерес;
- оценки количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях, являющихся проблемными вопросами.
9. Ежеквартально загружает в ТИС ЮГРЫ анализ рассмотренных обращений.
10. Ежеквартально готовит информацию о количестве и характере обращений граждан и организаций, поступивших в Администрацию города и ее структурные подразделения и размещает на официальном портале Администрации города, в разделе «Обращения граждан».
11. Организует и принимает участие в мероприятиях (встречах, приемах) по работе с обращениями граждан, проводимых Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в том числе в формате видеоконференцсвязи.
12. Организует личные приемы граждан Главы города, заместителей Главы города с участием руководителей структурных подразделений Администрации города. Проводит анализ обращений, поступивших на личных приемах граждан, ведет работу по рассмотрению данных обращений в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
13. Организует проведение общероссийского дня приема граждан в Администрации города.
14. Оказывает консультативную и методическую помощь структурным подразделениям Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
15. Подготавливает проекты муниципальных правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
16. Осуществляет иные функции в соответствии с положением о комитете и муниципальными правовыми актами городского округа Сургут.
Раздел IV. Структура отдела
1. Структура и штатная численность отдела формируется в соответствии со штатным расписанием комитета, утверждаемым в установленном порядке.
2. Распределение обязанностей в отделе осуществляется в соответствии с должностными инструкциями, определяющими должностные обязанности, права и ответственность каждого работника, а также отдельными поручениями начальника отдела.
3. Начальник отдела:
- осуществляет текущее руководство деятельностью отдела;
- представляет на утверждение председателю комитета, положение об отделе;
- представляет отдел во взаимоотношениях с вышестоящими должностными лицами, структурными подразделениями Администрации города, иными органами, организациями и гражданами;
- организует работу отдела, распределяет обязанности между работниками в соответствии с их должностными инструкциями;
- разрабатывает и подписывает должностные инструкции специалистов отдела;
- обеспечивает контроль за выполнением документов, поступающих в отдел с контрольными сроками исполнения;
- дает работникам отдела обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесённым к компетенции отдела, контролирует их исполнение;
- вносит на рассмотрение председателю комитета предложения о повышении профессионального уровня сотрудников отдела и совершенствовании работы отдела;
- обеспечивает качественное и своевременное выполнение возложенных на отдел функций;
- осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установленном порядке.
Раздел V. Права
1. Знакомиться с проектами муниципальных правовых актов, касающихся деятельности отдела.
3. Участвует в обсуждении вопросов и вносит предложения председателю комитета по улучшению работы с обращениями и совершенствованию форм и методов работы с ними в Администрации города и ее структурных подразделениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4. Дает разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5. Возвращает исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
6. Принимает участие в семинарах, конференциях, совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
Раздел VI. Взаимодействие отдела
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел взаимодействует:
- со структурными подразделениями Администрации города;
- с органами местного самоуправления города;
- с органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Тюменской области;
- с организациями и жителями города.
Раздел VII. Ответственность
1. Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение, либо невыполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела.
2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению основных задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов с учетом требований действующего законодательства.
2.3. Соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины.
3. Ответственность работников отдела за невыполнение и/или несвоевременное выполнение возложенных на них обязанностей устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.